Nói ngắn gọn: khi khách mua thêm giờ WiFi bằng VietQR, tiền đi qua tài khoản PayOS của chính quán rồi về ngân hàng của quán; IWAS không giữ tiền, chỉ nhận tín hiệu "đã thanh toán" để mở mạng cho khách. Cuối ngày, bạn đối chiếu trang Payments trên IWAS với lịch sử PayOS hoặc sao kê ngân hàng là xong.
IWAS là phần mềm quản lý WiFi khách cho quán cafe: khách vào mạng qua trang đăng nhập (captive portal), quán tự đặt gói theo thời gian, tốc độ, dung lượng, và khách có thể mua thêm giờ bằng VietQR qua tài khoản PayOS riêng của quán. IWAS chạy với router MikroTik (RouterOS v7 trở lên), OpenWrt và UniFi. Tìm hiểu thêm về IWAS.
Bật bán thêm giờ WiFi thì khách vui vì ngồi tiếp được, còn chủ quán thường lăn tăn ba chuyện. Tiền khách trả rốt cuộc về tài khoản nào? Khách bảo "em chuyển rồi" mà vẫn chưa vào được mạng thì xử lý ra sao? Và cuối ngày làm sao để số trên hệ thống khớp với số trong tài khoản?
Bài này trả lời đúng ba câu đó, từ phía sau quầy. Mình cũng nói thẳng luôn chuyện giấy tờ cho khách, vì đây là chỗ nhiều người hiểu nhầm.
Tóm tắt flow trong 30 giây
Nhìn từ phía chủ quán, mọi thứ diễn ra như sau:
- Khách hết giờ miễn phí, chọn một gói trên portal.
- IWAS tạo mã VietQR riêng cho giao dịch đó, qua tài khoản PayOS của quán.
- Khách quét mã bằng app ngân hàng và chuyển khoản.
- PayOS báo về cho IWAS là đã thanh toán, IWAS mở phiên WiFi theo đúng gói khách chọn.
Phía khách thấy gì, bấm gì thì bài khách mua thêm giờ bằng QR hoạt động thế nào đã kể kỹ, ở đây mình chỉ nói phần của bạn.
Tiền về đâu?
Mỗi quán tự cấu hình tài khoản PayOS của mình trên IWAS. Tiền khách trả đi qua chính tài khoản PayOS đó, rồi về tài khoản ngân hàng mà bạn đã liên kết với PayOS. IWAS không đứng giữa dòng tiền, không thu hộ, cũng không giữ tiền của quán.
Phần IWAS làm là nhận tín hiệu "đã thanh toán" từ PayOS để mở mạng cho khách. Nói gọn: tiền đi một đường, tín hiệu đi một đường. Phí cổng PayOS (nếu có) thì theo chính sách của PayOS.
Chưa cấu hình PayOS thì sao?
Thì portal sẽ không hiện mã QR. Khách chỉ thấy những cách thanh toán quán đã bật, cộng với xác nhận thủ công. Quán vẫn chạy bình thường WiFi miễn phí có giới hạn và voucher, chỉ là chưa có phần khách tự trả tiền bằng QR.
Vì sao không dán một mã QR tĩnh lên bàn cho nhanh?
Nhiều quán từng thử cách này: in mã QR chuyển khoản của quán, dán lên bàn, khách chuyển xong thì báo nhân viên. Vấn đề là mã QR tĩnh không gắn với số tiền hay giao dịch cụ thể nào. Nhân viên phải mở app ngân hàng soi từng khoản, đoán xem khoản nào của bàn nào, rồi tự tay mở mạng. Quán đông một chút là dễ nhầm.
Mã VietQR mà IWAS tạo qua PayOS thì khác: mỗi lần khách mua là một mã riêng, gắn đúng số tiền và đúng giao dịch. Tiền vào là hệ thống tự khớp và mở phiên, nhân viên không phải làm gì thêm.
Khách đã chuyển tiền nhưng chưa vào được mạng: xử lý thế nào?
Các trường hợp thường gặp
Phần lớn là chuyện nhỏ: khách chưa bấm xác nhận chuyển khoản xong trong app, khách lỡ sửa số tiền hoặc nội dung chuyển khoản, mạng điện thoại chập chờn lúc thanh toán, hoặc mã QR đã hết hạn vì khách để lâu mới quét. Bài khách mua thêm giờ bằng QR có thêm vài tình huống phía khách.
Quy trình cho nhân viên
Bạn có thể dán quy trình này ở quầy:
- Mở trang Payments trên dashboard IWAS, tìm giao dịch của khách.
- Nếu giao dịch đang chờ hoặc đã hết hạn, đối chiếu với PayOS hoặc app ngân hàng. Tiền đã về thì nhân viên được phân quyền có thể duyệt giao dịch đó.
- Nếu khách chọn trả kiểu khác, như tiền mặt hay chuyển khoản tại quầy, dùng xác nhận thủ công.
- Nếu giao dịch thất bại thì không duyệt được. Cách xử lý nhanh là phát cho khách một voucher miễn phí 100% cho gói tương ứng, khách dùng mã khi mua lại gói đó trên portal nên không mất thêm tiền.
Một mẹo nhỏ: in sẵn vài voucher 100% để ở quầy. Cách in voucher hàng loạt khổ A5 hay giấy in nhiệt K80 có trong bài đổi mật khẩu WiFi mỗi ngày hay dùng captive portal.
Đối soát cuối ngày: 4 bước
Đối soát không cần phức tạp. Mỗi ngày dành vài phút làm đủ 4 bước sau:
- Mở trang Payments trên dashboard IWAS, xem các giao dịch WiFi trong ngày.
- Đối chiếu với lịch sử giao dịch PayOS hoặc sao kê ngân hàng.
- Ghi lại chênh lệch nếu có, kèm lý do: giao dịch được duyệt tay, xác nhận thủ công, hay voucher bù cho khách.
- Ghi vào sổ theo quy trình kế toán hiện có của quán.
Lưu ý: trang Payments hiển thị 200 giao dịch gần nhất. Vì vậy nên đối soát mỗi ngày, quán đông thì làm vào cuối mỗi ca, đừng để dồn cả tuần.
Có biên lai hay hóa đơn cho khách mua WiFi không?
Nói thẳng: không. IWAS không phát biên lai cho khách mua gói WiFi và không xuất hóa đơn điện tử. Lịch sử giao dịch để bạn đối soát nằm ở trang Payments và trong PayOS. Nếu quán cần xuất hóa đơn cho khách, bạn làm theo quy trình kế toán hiện tại của quán.
Còn "biên lai nội bộ" của IWAS là gì?
Đó là biên lai IWAS phát cho quán khi chủ quán nạp ví để trả phí dùng IWAS. Nó không liên quan gì tới tiền khách trả cho WiFi, nên bạn đừng trộn hai khoản này với nhau khi ghi sổ.
Giá gói WiFi và phí IWAS: đừng nhầm
Có hai khoản tiền hoàn toàn tách biệt:
- Giá gói WiFi là số tiền khách trả để dùng thêm giờ. Bạn tự đặt giá và thời lượng, tiền đi qua PayOS của quán. Nếu chưa biết đặt giá bao nhiêu, bài khi nào nên và không nên bán thêm giờ có khung giá ví dụ để tham khảo.
- Phí IWAS là phí chủ quán trả để dùng phần mềm: dùng thử 14 ngày, sau đó 249.000đ/tháng cho mỗi địa điểm. Xem thêm ở bảng giá IWAS.
Đang so vài phần mềm quản lý WiFi cho quán? Bài 8 câu nên hỏi trước khi chọn phần mềm quản lý WiFi quán cafe có cả câu hỏi về tiền khách trả về đâu và phí phần mềm.
Nếu bạn muốn gói giờ đông và giờ vắng khác nhau, bài giới hạn WiFi giờ cao điểm có gợi ý cách làm.
Checklist trước khi bật thu tiền WiFi
- Cấu hình tài khoản PayOS của quán trên IWAS.
- Bật đúng những cách thanh toán bạn muốn khách thấy trên portal.
- Tạo ít nhất một Package trả phí. Cách thiết lập thời gian và tốc độ có trong bài thiết lập Package.
- Tự mua thử một gói nhỏ như khách thật, rồi kiểm tra giao dịch đã hiện trên trang Payments.
- Phân quyền cho nhân viên nào được duyệt giao dịch.
- In sẵn vài voucher 100% để bù khi có sự cố.
- Chọn một giờ đối soát cố định mỗi ngày.
Nếu quán chưa cài portal, bài cài captive portal và PayOS trên MikroTik trong 15 phút đi từng bước. Còn nếu bạn đang cân nhắc giữa các cách tính tiền WiFi nói chung, đọc thêm bài hotspot billing trên MikroTik.
FAQ
Tiền khách mua WiFi bằng VietQR về đâu?
Tiền đi qua tài khoản PayOS do chính quán cấu hình trên IWAS, rồi về tài khoản ngân hàng quán đã liên kết với PayOS. IWAS chỉ nhận tín hiệu thanh toán thành công để mở phiên WiFi cho khách.
IWAS có giữ tiền của quán không?
Không. Dòng tiền đi qua tài khoản PayOS của quán. IWAS không đứng giữa, không thu hộ và không giữ tiền khách trả cho gói WiFi.
Chưa cấu hình PayOS thì portal có hiện mã QR không?
Không. Khi quán chưa cấu hình PayOS của mình, portal sẽ không hiện mã QR. Quán vẫn chạy được WiFi miễn phí có giới hạn, voucher, và xác nhận thủ công khi khách trả tại quầy.
Khách chuyển khoản rồi mà không vào được mạng thì làm sao?
Mở trang Payments và tìm giao dịch của khách. Nếu giao dịch đang chờ hoặc đã hết hạn mà tiền đã về PayOS của quán, nhân viên có quyền có thể duyệt. Khách trả tại quầy thì dùng xác nhận thủ công. Giao dịch thất bại thì phát cho khách voucher 100% cho gói tương ứng.
Đối soát giao dịch WiFi ở đâu?
Trên trang Payments của dashboard IWAS, đối chiếu với lịch sử giao dịch PayOS hoặc sao kê ngân hàng. Trang Payments hiển thị 200 giao dịch gần nhất, nên bạn nên đối soát mỗi ngày, quán đông thì cuối mỗi ca.
IWAS có phát biên lai hoặc hóa đơn điện tử cho khách mua WiFi không?
Không. IWAS không phát biên lai cho khách mua gói WiFi và không xuất hóa đơn điện tử. Nếu quán cần xuất hóa đơn cho khách, bạn làm theo quy trình kế toán hiện tại của quán.
Phí 249.000đ/tháng có phải là giá khách trả cho WiFi không?
Không. 249.000đ/tháng cho mỗi địa điểm là phí IWAS của chủ quán, áp dụng sau 14 ngày dùng thử. Giá gói WiFi bán cho khách do chủ quán tự đặt, và tiền đó đi qua PayOS của quán.
Kết luận
Thu tiền WiFi bằng VietQR không làm quán phải lo thêm chuyện tiền nong: tiền đi qua PayOS của chính quán, mỗi giao dịch có mã riêng nên tự khớp, khi có sự cố thì nhân viên có sẵn ba cách xử lý, và cuối ngày chỉ cần vài phút đối chiếu trang Payments với PayOS.
Nếu quán bạn có router MikroTik chạy RouterOS v7 trở lên, bạn có thể cấu hình PayOS của quán và bật bán thêm giờ trên IWAS, dùng thử 14 ngày. Muốn tìm hiểu thêm trước thì ghé trang chủ IWAS nhé.
